Ste podnikateľ a vysielate svojich zamestnancov na pracovnú cestu? Alebo ako zamestnanec vychádzate na konferenciu, vzdelávaciu akciu alebo služobnú cestu? Potom budete najskôr vyplňovať „cesťák“, teda cestovný príkaz, čo je dokument, ktorý slúži ako podklad pre vyplatenie náhrady za výdavky spojené s pracovnou cestou. V dnešnom článku si rozvedieme, čo je to cestovný príkaz, ako ho vyplniť alebo ako sa taký „cesťák“ počíta.
Čo je cestovný príkaz?
Cestovný príkaz je dokument, ktorý zamestnanec vypĺňa, pokiaľ je vyslaný na pracovnú cestu. Na základe tohto dokumentu má potom nárok na stravné a ďalšie cestovné náklady. Cestovný príkaz tiež slúži ako doklad o tom, kde sa zamestnanec v pracovnom čase nachádzal, čo je dôležité napríklad kvôli riešeniu pracovných úrazov. Cestovný príkaz nie je zákonnou podmienkou pracovnej cesty, a zamestnávateľ ho tak nemusí požadovať ani vyplňovať, aj bez neho má zamestnanec nárok na náhradu jazdných výdavkov, výdavkov za ubytovanie a stravné.
Kedy a ako vyplniť cestovný príkaz?
Cestovný príkaz sa vypĺňa ešte pred uskutočnením pracovnej cesty. Pracovnou cestou rozumie zákonník práce vyslania zamestnanca mimo miesta výkonu práce dojednanej v pracovnej zmluve. Ako je stanovené miesto výkonu práce má zásadný vplyv na nároky zamestnanca napríklad na stravné – pokiaľ je ako miesto výkonu práce uvedená konkrétna adresa v Bratislave, potom sa za pracovnú cestu, vrátane všetkých nákladov, považuje aj konferencia v inej bratislavskej mestskej časti. Naopak, ak je ako miesto výkonu práce stanovená celá Bratislava, potom zamestnanec nie je na pracovnej ceste, pokiaľ ho neopustí. Hoci teda nie je cestovný príkaz povinnosťou zo zákona, zamestnávateľovi uľahčí vyúčtovanie nákladov za pracovnú cestu a zamestnanci môže byť na prospech v prípade poistných udalostí.
Cestovný príkaz môže byť ako fyzický, tak v elektronickej podobe. „Cesťák“ obvykle obsahuje:
- osobné údaje zamestnanca (meno, priezvisko a bydlisko),
- začiatok cesty (miesto a hodina),
- cieľové miesto pracovnej cesty,
- účel cesty,
- dopravný prostriedok,
- dátum a podpis zamestnanca vyslaného na pracovnú cestu,
- prípadne ďalej vzdialenosť v kilometroch,
- predpokladaný počet hodín strávených na pracovnej ceste a
- výpočet stravného a vreckového za vedľajšie výdavky podľa platných sadzieb.
Elektronický cestovný príkaz
V dnešnej dobe je elektronický cestovný príkaz používaný stále častejšie, zamestnanec ho vyplní typicky v účtovnom programe alebo v internom systéme. Zamestnanec v elektronickom príkaze vyplní požadované kolónky, predovšetkým kedy, kam a na aký účel sa chystá, a zamestnávateľ túto cestu schváli. Vypĺňanie elektronického formulára je užívateľsky prívetivé, intuitívne a vyhnete sa zbytočnému papierovaniu.
Fyzický cestovný príkaz
Zamestnávateľ má spravidla vlastný formulár prispôsobený svojim potrebám, pokiaľ nie, na internete existuje nespočet šablón. Papierový cestovný príkaz sa dá zakúpiť aj v kanceláriách. Pred začiatkom pracovnej cesty zamestnanec vyplní na prednej strane príkazu svoje osobné údaje, začiatok cesty a cieľové miesto cesty, účel pracovnej cesty, dopravný prostriedok a prípadne ďalšie údaje vyžadované zamestnávateľom. Po skončení pracovnej cesty potom zamestnanec vyplní zadnú časť príkazu o priebehu pracovnej cesty. To znamená, že do kolónok vypíše jednotlivé presuny z miesta na miesto, teda čas odchodu a príchodu. K vyplnenému príkazu potom zamestnanec dokladá tiež doklady za všetky výdavky spojené s pracovnou cestou (ubytovanie, poplatky za parkovanie, účtenky z obeda, poplatok za školenie a cestovný lístok, alebo ak išiel zamestnanec vlastným autom, tak spotrebované palivo). Časť príkazu označenú ako „Vyúčtovanie“ potom vypĺňa účtovník na základe predložených podkladov.
Cestovný príkaz na tuzemskú verzus zahraničnú pracovnú cestu
Cestovný príkaz sa vypĺňa rovnakým spôsobom ako pre pracovnú cestu v tuzemsku, tak zahraničnú. Podstatné je iba vyznačenie prekročenia hraníc na zadnej ceste cestovného príkazu, pretože čas strávený v zahraničí ovplyvňuje výšku stravného. Do doby, než zamestnanec prekročí hranice SR má nárok na tuzemské stravné, len čo prekoná hranice iného štátu, má nárok na stravné podľa sadzby vyhlásenej pre daný štát. Tak či tak je potrebné odovzdať vyplnený cestovný príkaz do 10 dní po dni ukončenia pracovnej cesty zamestnávateľovi. Ten má od predloženia potrebných dokumentov 10 dní na vyúčtovanie a vyplatenie náhrady za cestovné výdavky.